«Man sollte die Dinge so einfach wie möglich machen – oder noch einfacher!»
Markus Grubenmann
Der schnellste, sicherste und günstigste Weg zum «Digital KMU»? – Das Unternehmen komplett neu erfinden!
Alle reden von Digitalisierung – der Digitalen Revolution. Doch was ist das genau? Was ist an dieser Digitalen Transformation so schwierig? Und was, wenn es gar keine Bedrohung, sondern eine gewaltige Chance für KMU ist?
Digitalisierung ist vereinfachen – standardisieren – automatisieren – skalieren. Wer mit Software und Automation beginnt, baut ohne Fundament auf Sand.
Die «Komplexität»
Sobald es für etwas verschiedene Herangehensweisen gibt, die wiederum einschneidende Auswirkungen haben können, sind normalerweise vertiefte Analysen gefragt. Dies erfordert Zeit. Und Zeit ist heute etwas, das wir vermeintlich nicht mehr haben. Also ist die Versuchung gross, die vertiefte Analyse wegzulassen und die vermeintliche Abkürzung zu nehmen.
Eine solche Abkürzung versprechen uns die Anbieter verschiedenster Softwarelösungen mit ihren Apps + Tools. Mit nur einem Mausklick sollten dann all unsere Probleme verschwinden, alles viel schneller und einfacher gehen. Und als Zückerchen oben drauf sind auch all unsere Papierberge wie von Geisterhand verschwunden (digitalisiert).
In der Realität sieht es dann leider ganz anders aus. Schneller als wir es wahrnehmen können, verheddern wir uns dann im Kampf mit unzähligen Schnittstellen, wühlen uns durch endlose Datenwüsten und jagen unerklärlichen Symptomen hinterher. Was während dem Verkaufsgespräch mit dem Software-Anbieter überhaupt kein Problem schien, ist nun plötzlich extrem schwierig und sehr Zeit-intensiv. Was sich vermeintlich tausendfach bewährt hat, scheint ausgerechnet bei Ihnen überhaupt nicht zu funktionieren…
Das mag jetzt vielleicht überzeichnet dargestellt sein. Doch in vielen Fällen wird die Arbeit – nur mit dem Einsatz von Software – nicht weniger und die Transparenz nicht grösser. Was ich seit Jahrzehnten sage:
Nicht die Software, sondern die (vorgängige) Vereinfachung und Standardisierung bringt 80% der Einsparung!
Die Ursachen
Die riesige Menge von Informationen, die uns heute zur Verfügung steht, vernebelt den Blick auf das Wesentliche. Rund 95% der Menschen sind schlicht nicht in der Lage, diese Mengen an Interaktionen, Informationen und Kommunikationskanälen im Kopf zu filtern und auch noch zu sortieren – das Gehirn schaltet ab wegen Verwirrung.
Komplexität – früher sprach man auch von Sachzwängen – ist durch die Anzahl und Art der Elemente und deren Beziehungen untereinander definiert. Komplexe Prozesse weisen zudem eine Eigendynamik auf und sind meist irreversibel, sodass Handlungen nicht rückgängig gemacht werden können. Wichtigstes Merkmal komplexer Situationen ist die Intransparenz für den Betrachter: Er hat keine Möglichkeit, das Netzwerk zirkulärer Kausalität intuitiv zu erfassen, keine Möglichkeit der exakten Modellierung und exakter Prognosen. Mit anderen Worten: Es muss stets mit Überraschungen, also unvorhersehbaren Nebenwirkungen gerechnet werden.
Je mehr Spezialisten im Spiel sind, desto höher die Komplexität. Wenn ein Sachverhalt aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet wird, kann es zu unterschiedlichen Interpretationen und Schlussfolgerungen kommen. Scheint irgendwie logisch – oder?
Denken kann helfen
Wir Menschen wollen es gerne möglichst einfach haben. Das ist biologisch bedingt. Unser Körper ist darauf programmiert, Energie zu sparen. Nichts braucht so viel Energie, wie unser Gehirn beim denken. Es ist also vollkommen natürlich, wenn wir den Wunsch verspüren, abzuschalten sobald wir etwas nicht sofort verstehen. Das dem so ist, hat die Neurowissenschaft bewiesen.
Um Komplexität einzuschränken oder am liebsten ganz zu vermeiden, haben wir uns das Gesetz von Ursache und Wirkung ausgedacht. Dieses Gesetz besagt, dass jede Wirkung eine Ursache hat und umgekehrt. Dieses Gesetz schliesst aber nicht aus, dass eine Ursache mehrere Wirkungen haben kann und eine Wirkung mehrere Ursachen. Es schliesst auch nicht aus, dass es sowohl Ursachen als auch Wirkungen gibt, die wir gar nicht – oder nicht sofort – als solche erkennen.
Chancen für KMU
Anfang 2020 hatte der Begriff «Digitale Revolution» eine völlig andere Bedeutung. Durch den «Lockdown» spürten wir alle die Auswirkungen sehr direkt. Die meisten Berufe werden nicht schon in den nächsten Monaten durch Roboter ersetzt, doch sie können schon heute stark «digitalisiert» werden. Das haben wir gerade live erlebt.
Was sich dabei auch sehr deutlich gezeigt hat: Viele kämpfen im Papierkrieg immer noch mit Werkzeugen aus dem letzten Jahrhundert und wundern sich, dass der Erfolg ausbleibt. Die eingesetzte Software hat offenbar nicht dazu geführt, dass die Arbeit weniger und die Transparenz grösser wird. Durch «HomeOffice» sind uns Grenzen aufgezeigt worden, zusätzliche Schnittstellen zwischen den Systemen zu Tage getreten und die Komplexität hat noch mehr zugenommen.
Überall, wo es schnell gehen musste, wurde weiter mit Papier oder (zusätzlich) mit der alt-bewährten Excel-Tabelle gearbeitet. Damit bleiben «effiziente Prozesse» und die Vermeidung von «redundanten Daten» weiter ein Traum. Schade eigentlich!
Die beste Software kann ihren Nutzen nur entfalten, wenn sie in schlanken Prozessen richtig eingesetzt wird!
Papierkram
Der ganze Papierkram ist eben gerade noch nicht digitalisiert, auch wenn viel davon fleissig eingescannt wird. Damit sparen wir meist nicht einmal den Platz und das Geld für die Ordner und meistens auch keine Zeit in der Verarbeitung. Der erste Schritt zur Steigerung der Effizienz ist immer die Vereinfachung und Standardisierung. Dabei zeigt sich immer mehr sehr deutlich, dass wir den gesamten Prozess betrachten müssen. Angefangen beim Marketing über den Verkauf bis zur Fakturierung, also auch über die Grenzen des Unternehmens hinweg. Organisation ist das Fundament – erst dann kommt die Software bzw. die Automation.
Zeit zu handeln!
Die Komplexität steigt und die fachlichen Anforderungen nehmen in allen Bereichen zu. Die Fachexpertise ist wichtig, reicht alleine aber längst nicht mehr aus, um am Markt erfolgreich bestehen zu können. Das Management von Finanzen (Liquidität, Rentabilität, Produktivität), Marketing (Positionierung, Inszenierung, Kommunikation) und Organisation (Aufbau/Ablauf, Führung/Kultur, Planung/Controlling) in all ihren Wechselwirkungen wird immer wichtiger.
«Wer heute in Versuchung gerät, sich auf seinen Erfolgen auszuruhen, für den gehören Erfolge bald zur Vergangenheit. Heute gibt es nur zweierlei Unternehmer: die schnellen und die toten.»
Erich J. Lejeune
Weder Wollen, noch Wissen, noch Können bringt den Erfolg – man muss es auch tun! Der Fokus auf die richtigen Dinge wird heute und in Zukunft zum zentralen Erfolgsfaktor.
Wer zu den Gewinnern dieser Krise werden will, sollte jetzt die Zeit nutzen, um sich für die Zukunft aufzustellen! Organisation, Marketing und Automation sind die wichtigsten Stellschrauben dazu. Dabei ist nicht Perfektion gefragt, sondern die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge – immer mit dem Blick auf das Ganze.
Markus Grubenmann
«Ich brenne für Organisation und bin Experte für Unternehmensentwicklung (vereinfachen — standardisieren — digitalisieren — automatisieren — skalieren). Organisation ist das Fundament von Erfolg und der einfachste + schnellste Weg zu mehr Zeit — weniger Stress — mehr Klarheit — besserer Zusammenarbeit. Mehr Gewinn ist die Folge!»
Was wäre, wenn…
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